项目档案管理制度

为了规范做好本项目档案管理工作的统一管理，防止失密、泄露及窃密事件的发生，让项目的经营管理工作稳定、正常的运作，使已形成的文件资料、个案记录、会议记录、笔录、音响等资料安全妥善的保管，结合项目实际情况、特制定本管理制度。

一、档案管理

1、项目所有档案由专人统一保管，未完成的档案由负责人本人自主管理；

2、项目档案始终坚持保密原则与分类管理原则；

3、归档的文件材料必须按月立档，项目内部工作中形成的各种有保存价值的资料，都要按照本制度的规定，分别归档；

4、每月进行一次全面、彻底的归档，各位工作人员要把月底应归档而未归档的全部交档案柜归档。

二、档案范围

1、会议资料及记录，包括行政例会、项目推进会；

2、工作日常往来文件，包括考勤、请假单、工作日志、月总结等；

3、专业服务记录，包括计划书、经费申请表、报名表、签到表、过程记录、通讯录、总结报告等专业服务相关表格；

4、服务过程材料，包括课件、手绘海报、手工成品，涂鸦、便签箴言、媒体报道等现场活动资料；

5、影音资料，包括活动照片、视频、录音等；

6、其他与项目有关的所有资料。

二、文档分类管理要求

（一）需存档资料

制作并保管齐全的服务对象档案，以及志愿者、实习生、外聘人员等相关人员名单。多次参与项目工作的非机构人员，须签订协议，注明工作时间和工作量。

对项目活动中参与人员身份或资质有特殊要求的，需保存其身份或资质证明文件的复印件。

 程材料等与会议相关的所有材料。

工作人员的身份证件复印件、工作协议、考勤签到表，请假单、工作日志、周总结、月总结等与本项目相关的文档均存档。

（二）服务档案

      A、专业表格

      对于小组、活动、个案的存档，要求按照机构的服务表格填写、如计划书、签到、过程记录、通讯稿、反馈意见、总结报告等所有规定要填写的文档。如因活动特殊性，某表格不需填写，需上报项目经理，得到批准后方可不填写，否则按照工作失职处理。

B、过程材料

     1、现场活动资料、包括手绘海报、手工成品、涂鸦等；

     2、服务辅助资料，如课件、测试、讨论主题等；

     3、影像资料，如照片、视频、录音等、拍摄的照片等资料应有日期显示。

     C、后续资料

     1、媒体报道，媒体报道需将当天报纸剪出标注留档，或者网络电子版截图存档。

     2、与项目有关的成果获产出，如出版物、报告、光盘等应妥善保存归档。

     三、机构存档要求

 1、对外文档全部应带有机构LOGO与活动主办方要求的标志，例如“昆山公益招投标”字样。

     2、当月的服务档案需要在次月1日前将电子档和纸质档报送到项目经理处。

     3、电子档报送要求：

     （1）文件夹设置

     每个文件夹的名称按照“项目编号+服务表格编号+表格名称”的格式存档，下设专业表格、过程资料、后续资料三个文件夹。

     服务表格一般是指专业服务表格里面的所有文档；过程文档是指开展活动中所需要准备的素材、现场产生的档案及照片等；后续资料主要包括相关媒体报道、活动提炼等。

     （2）文档设置

      所有档案按照与项目经理沟通后的终稿存档，每个文档的名称按照“项目编号+活动名称+服务表格名称”的格式存档。

6、纸质档报送要求：

按照电子档的编号顺序打印装订，按照小组、活动、培训、督导顾问、个案等不同服务种类分类摆放，除专业服务表格外，还需将活动中的过程资料、影像资料一并存档。