财务管理制度

1 目的

为了进一步规范财务支款工作流程、明确费用开支标准以及费用报销（借款）审批程序等，结合组织运行的基本财务管理制度，根据《民间非营利组织会计制度》，本着合理、必要、节约、诚信的原则，特制定本办法。

2 范围

    适用于玖玖各类人力、公用和项目支出的支款和报销流程以及报销基准。 

3 定义

3.1 人力支出：主要指玖玖专职或兼职人员的工资、补贴以及绩效考核奖金等；

3.2 公用支出：主要指为保障组织有效运行过程中所用到的公用支出，如差旅费、固定资产和日常消耗品购置、房租水电等其他公用支出；

3.3  项目支出：主要指组织的公益项目运行过程中的支出，如项目采购、结对类、培训类、工程类等

3.4 支付凭证：能体现款项用途和数额的相关表格表单、发票、合同等或者在款项支出过程中的记录文件。

4 支付流程与要求

经办人报批---->部门审核---->财务审核---->理事会审核---->出纳付款

4.1 经办人报批

4.1.1 整理凭证

经办人整理报销或者支出凭证，不同类别报销需提交的凭证如下：

a) 人力支出:工资发放表、考勤表、绩效考核表、社保清单等。

b) 公用支出：发票（财政收据）、固定资产购置协议书、货物清单、验收单、办公用品购置审批表、出差审批表以及费用明细等。

c) 项目支出: 发票（财政收据）外，还应该包括各实施过程中的记录文件，如结对类项目需提交结对助学金领款表、捐助人表；其他项目需提交立项审批表，合同、货物清单、验收单、决算报告、项目报告等。

各类凭证不得缺失，整理完毕后，经办人填写《支出申请单》，注明费用发生原因、地点，准确计算金额和单据张数或联系方式，并由申请人、部门主管、财务总以及协会负责人（或者负责人授权的人）签字。单独项目的支款凭证应尽量装订在一起便于查看，原则上由经办人本人办理结算，一事一报，严禁混合报销、伙同报销或代替报销。

4.1.2    凭证填写要求

 a ）手工填写部分应用蓝色、蓝黑色或黑色签字笔、钢笔逐项填写，禁止使用红色笔、圆珠笔或铅笔；除签字部分外，其余可打印。

b）结对助学发放表等需要外部人员签字确认的，经办人员需指导对方按规定签字确认。

c）字迹要清晰，不得涂改。

4.1.3 发票要求

凭证中应包含发票的，注意在获取发票的过程中关注以下事项：

a）通过银行结算（如：转账支票、电汇等）的款项，经办人在申请款项同时需向财务提供详细的收款单位名称、帐号、开户行。

b）工作人员采购商品所取得的发票必须符合国家税法相关规定。发票取得人应对其所取得发票的真实性、合法性负责。对不符合财务规定的票据，财务人员应当拒绝接受，予以退回，并向理事会报告。

c）购货单位：要填写全称，应准确无误或者可以不填。

d）发票日期：应如实填写。

e）金额：大小写数字应一致、无误。

f）发票上应清楚盖有“发票专用章”或“财务专用章”。如是增值税专用发票，必须符合国家有关规定。

g） 固定资产购置应原则上应签订购货合同，不具体签订合同条件的则必须在发票上注明供货商的真实姓名、身份证件和联系方式。

4.2 部门审核

部门负责人主要对经办人所要递交的支出凭证的完整性和有效性进行确认，审核这些支出是部门业务产生的，是合理且必要的，确认无误后在《支出申请单》上签署意见，将请款信息传递到财务部稽核，支出凭证原件提交至办公室（异地人员可通过快递）。

4.3 财务审核

财务部门对单据合法性、真实性、与经济业务的吻合性等进行审核，确认无误后，向理事会申请最后批准。

4.4理事会批准

理事会按《分级授权规范》进行会签或批准，确认无误后，由财务人员按审批后的付款凭证进行付款。

4.5 出纳付款

出纳核对票据的合法性、准确性、有效性后，及时支付款项，若发现有超越权限或不符合制度规定的支出时，出纳有权拒绝报销付款，并向理事会反映。

4.6 预支款项处理

因执行项目、人员出差需预支款项的，经办人填写书面借据。预支金额在部门限额以内的由部门负责人批准后由出纳付款；部门预支金额超出部门限额后，报事事会批准。各部门限额为：1000元

原则上经办人与财务结清经办经济业务需按要求取得全部的凭证，否则作为预支款项。在经济业务情况比较清楚且支出金额明确的情况下，在未取得发票前允许直接按支出进行审批，但不作为财务与经办人员完成结算，最终经办人员必须取得发票后与财务人员办理结算。

5 报销及补助标准

5.1 差旅费

5.1.1出差交通工具选择标准是：火车硬座、汽车普客、轮船三等舱位。为节约时间提高办事效率，允许选择火车动车组、汽车快客等新型快速交通方式。因出差时间有限或综合考虑乘坐飞机、高铁等交通工具费用不超过规定标准的10%时，可选择乘坐飞机或高铁出行。

5.1.2 乘坐车船，自晚上8时至次日晨7时之间在交通工具上过夜6小时以上的，或连续乘车时间超过12小时的，可购火车硬卧票、汽车（硬）卧或豪华空调、轮船二等舱，同时扣减一晚住宿费。

5.1.3 若有符合上述规定而出差人员自愿降低乘坐标准的，可按本人实际乘坐的火车硬席票价的40%补助给个人。

5.1.4因客观条件限制无法购到规定车船票而需提高乘坐标准的，须提前向理事会申请，经理事会同意后方可乘坐。未经理事会批准，出差人员自行选择超标准交通工具的，超出部分费用由个人承担。

5.1.5出差人员事先经理事会批准就近回家或赴其他地方省亲、办事的，凭车船票依实报销实际出差费用，不得报销和计发绕道及在家或办理私事期间的相关费用。

5.1.6出差人员参加在外地召开的各类会议，会议主办单位出具“食宿费自理”证明的，可按规定标准计发误餐补贴、报销住宿费、市内交通费，申报通讯费补贴。会议主办单位包食宿的，不计发误餐补贴及报销住宿费。

5.1.7工作人员赴外地学习培训，短期培训按照参加会议办理相关报销，长期培训的误餐补贴等项另行规定。

5.1.8出差期间，一般不对外宴请和对外赠送礼品，如确有需要必须事先请示理事会同意。

5.1.9出差期间如发生业务招待、宴请费用、礼品赠送费用等，不得在差旅费中报销，应按业务招待费单独审批报销。

5.1.10出差前需要理事会批准的事项应事先在线或电子邮件提交申请，由理事会批准同意后方可办理。出差期间不方便上网或时间紧急无法办理的，可先电话口头请示，过后补办相关手续。

5.1.11 出差人员应在出差返回后30天内报帐，需延期报销的应有书面申请并有部门领导审批。

5.2 住宿费

5.2.1出差住宿优先选择当地快捷酒店等经济型酒店，北、上、广、深等一线城市按不超过300元/间·天；省会城市及长三角、珠三角等二线城市按不超过250元/间·天；其他城市按不超过200元/间·天。报销时凭发票在标准范围内据实报销，超过部分自负。

5.2.2当客房兼做对外工作洽谈、工作会议等场所时，可按实际发生金额报销住宿费，但需事先经理事会批准，事后报销时在票面背后注明与会人员名单、事项等；

5.2.3同性别双数同行，应选择住双人间。

5.2.4工作人员到项目地工作期间，项目地提供住宿的，不再报销住宿费。

5.2.5因县城、乡村级出差地住宿无法获得发票的，由旅馆收款人写收条，留下电话号码，按实际发生额计发住宿补贴（上限不超过100元/晚），不再报销住宿费。

5.3误餐补贴

5.3.1出差人员出差按标准计发误餐补贴，计发误餐补贴后不再报销出差人员餐费。

5.3.2出差计发误餐补贴以离开出差人员所在市区范围为标准，在本地市区范围内办事不按计发误餐补贴。

5.3.3误餐补贴具体标准为：北上广深等一线城市及青海玉树州六县60元/天；省会城市及长三角、珠三角等二线城市45元/天；其他城市或地区30元/天。

5.3.4误餐补贴按批准的实际出差天数计发，出差过程中经批准就近回家或赴其他地方省亲、办事的时间应予以扣除。

5.3.5误餐补贴标准参照当地面条、粉汤、快餐的相关费用制定，当物价发生变化时，可适时进行调整。

5.4 市内交通费

5.4.1出差人员出差期间，原则上应优先乘坐城市公交系统；特殊情况经理事会批准，可以乘坐出租车或其他交通工具，按实际发生费用据实报销。

5.4.2项目地的市内交通费用标准根据实际情况，另行规定。

5.5通讯费补助

5.5.1项目人员工资结构中的通讯费，指因工作需要使用手机联络而计发的手机话费补贴。

5.5.2客服、筹款、组织管理等岗位人员，因琼花工作需要频繁通过手机联系的，经理事会批准可报销部分通讯费。由本人凭合法凭证如实申报，办理相关报销手续。

5.6 业务招待费

5.6.1玖玖严格控制业务招待费用，确因工作需要发生业务招待费用的，需事先列出事由、出席人员、预算等事项，邮件报理事会批准。

5.6.2业务招待费除按规定取得发票及办理正常报销手续外，要求经办人需在发票正面签名并写明招待人数及事由，并由同行人加签证实。

5.6.3业务招待费标准为100元/人，特殊情况需超过标准接待的，须由理事会批准。

6 其他类别的支出流程

6.1 办公用品

6.1.1每月底，办公室根据工作需要填写“办公用品采购申请表”，报理事会审批后进行采购。

6.1.2所购办公用品、低值易耗品，实行定人验收、保管、领用登记的办法。

6.1.3专业性、技术性强的用品，应委托相关人员购买；

6.1.4单笔金额如大于10000元，应当经三家以上比价并备案后，再行采购；

6.2 固定资产购置费用

6.2.1固定资产购置需经由有关部门或有关人员提出书面申请，报理事会审批。

6.2.2固定资产购置款项应以转账方式支付。

6.2.3固定资产购买、安装、调试、验收合格后，应尽快凭发票、保修单、验收单或入库单等办理报销手续。

6.2.4固定资产管理应建立相应的管理台账，定期查验。

7 附则

7.1本规定根据玖玖《财务管理制度》基本原则制定，在具体标准上根据实际情况进行适度调整和完善，与“财务制度”不一致的条款应以本规定为准。

7.2 本规定由理事会负责解释。